Báo Giá Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại 2025: Bảng Chi Phí Chi Tiết & Giải Pháp Tối Ưu
💡 Tóm tắt chi phí & Giải pháp:
Để lắp đặt tổng đài điện thoại năm 2025, doanh nghiệp cần chi trả từ 200.000đ/tháng (cho tổng đài ảo Start-up) hoặc đầu tư từ 8.000.000đ – 15.000.000đ (cho hệ thống tổng đài cứng IP/Analog quy mô nhỏ). Tổng chi phí sở hữu (TCO) phụ thuộc vào ba yếu tố cốt lõi: công nghệ (Cloud vs Hardware), số lượng máy nhánh (Extensions) và hiện trạng hạ tầng mạng LAN tại văn phòng.
1. 4 Yếu Tố Cấu Thành Báo Giá Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại
“Có 4 thực thể (Entities) chính cấu thành nên ngân sách: Loại hình tổng đài, Số lượng người dùng, Thiết bị đầu cuối và Chi phí triển khai hạ tầng.”
Với tư cách là một kỹ sư viễn thông hơn 20 năm kinh nghiệm, tôi thường nói với khách hàng rằng: “Đừng mua thiết bị, hãy mua giải pháp kết nối”. Một bản báo giá rẻ bất ngờ thường đi kèm với những rủi ro về độ ổn định hoặc các chi phí ẩn phát sinh sau này.
Có 4 thực thể (Entities) chính cấu thành nên ngân sách của bạn:
🔹 Loại hình tổng đài
Bạn chọn mô hình Thuê bao (OpEx – Chi phí vận hành) hay Mua đứt (CapEx – Chi phí đầu tư)?
🔹 Số lượng người dùng (Users)
Mỗi máy nhánh cần 1 bản quyền (License) hoặc 1 cổng (Port) vật lý.
🔹 Thiết bị đầu cuối
Thiết bị điện tử như Điện thoại IP, điện thoại Analog, Tai nghe Call Center hay sử dụng App trên Smartphone/PC.
Chuyên viên tư vấn & Báo giá
Ms. Khuyên Bùi
🔹 Chi phí triển khai
Bao gồm nhân công lắp đặt, cấu hình lời chào, phân nhánh cuộc gọi và thi công điện nhẹ hạ tầng cáp mạng.
2. Bảng Báo Giá Tổng Đài Ảo (Cloud PBX) Theo Tháng 2025
“Cloud PBX vận hành trên đám mây, không cần phần cứng cồng kềnh, quản lý qua Web. Chi phí từ 200.000đ – 1.500.000đ/tháng tùy quy mô.”
Tổng đài ảo (Cloud PBX) vận hành trên nền tảng điện toán đám mây. Bạn không cần mua thùng tổng đài vật lý, không cần lo bảo trì phần cứng. Mọi thứ được quản lý qua giao diện Web.
Bảng giá thuê bao dịch vụ hàng tháng (Cập nhật 2025):
| Gói Cước | Số Máy Nhánh | Chi Phí Hàng Tháng | Tính Năng Nổi Bật |
|---|---|---|---|
| Start-up | 1 – 5 | 200.000 – 250.000đ | Lời chào tự động (IVR), Ghi âm cơ bản, App Mobile. |
| Business | 6 – 15 | 350.000 – 550.000đ | Ghi âm không giới hạn, Tích hợp API CRM, Định tuyến theo giờ. |
| Enterprise | 20 – 50+ | 600.000 – 1.500.000đ | Call Center chuyên nghiệp, Quản lý KPI nhân viên, Họp trực tuyến. |
3. Chi Phí Lắp Đặt Tổng Đài Cứng (IP/Analog) Trọn Gói
“Phù hợp với doanh nghiệp cần bảo mật dữ liệu nội bộ, khách sạn, nhà máy quy mô lớn. Chi phí đầu tư ban đầu cao nhưng tiết kiệm dài hạn.”
Nếu doanh nghiệp bạn ưu tiên tính bảo mật dữ liệu nội bộ (On-premise) hoặc thuộc khối khách sạn, hệ thống điện nhà máy cần hàng trăm máy nhánh, tổng đài vật lý là lựa chọn tối ưu nhất về chi phí dài hạn.
3.1. Giá Thiết Bị Tổng Đài Trung Tâm (Hardware PBX)
Dưới đây là các dòng máy chủ tổng đài phổ biến nhất năm 2025:
📡 Grandstream UCM6301/6302
Giá: 8.500.000đ – 12.000.000đ
Đây là dòng IP PBX mạnh mẽ, hỗ trợ đầy đủ tính năng hiện đại mà không tốn phí License hàng năm.
📡 Yeastar S50/S100
Giá: Từ 9.500.000đ
Nổi tiếng với độ bền và giao diện quản lý cực kỳ thân thiện.
📡 Panasonic KX-NS300
Giá: Từ 11.500.000đ
Giải pháp Hybrid hoàn hảo cho những đơn vị muốn tận dụng lại hệ thống dây điện thoại cũ (Analog) nhưng vẫn muốn dùng tính năng IP.
📡 Panasonic KX-TES824
Giá: Từ 3.600.000đ
Dòng Analog “huyền thoại” cho các văn phòng nhỏ chỉ cần nghe gọi đơn thuần, không cần ghi âm hay quản lý qua Web.
3.2. Dự Toán Chi Phí Lắp Đặt Theo Quy Mô Văn Phòng
| Quy mô văn phòng | Ước tính ngân sách | Bao gồm |
|---|---|---|
| 10 – 20 Máy nhánh | 15tr – 25tr VNĐ | Tổng đài, điện thoại bàn, nhân công, vật tư mạng. |
| 20 – 50 Máy nhánh | 30tr – 55tr VNĐ | Hệ thống IP chuyên nghiệp, điện thoại lễ tân, cấu hình IVR đa cấp. |
| Trên 100 Máy nhánh | Liên hệ khảo sát | Giải pháp Call Center, hạ tầng Server riêng, Backup nguồn điện. |
4. Báo Giá Thiết Bị Đầu Cuối: Điện Thoại IP & Phụ Kiện
“Chọn thiết bị theo tiêu chuẩn E-E-A-T: Grandstream, Fanvil cho nhân viên; Màn hình màu cho quản lý; Tai nghe chuyên dụng cho Telesale.”
Dù dùng công nghệ nào, bạn vẫn cần thiết bị để thực hiện cuộc gọi. KTH Electric khuyến nghị sử dụng các dòng sản phẩm có E-E-A-T cao trên thị trường:
- 📞 Điện thoại IP phổ thông (Grandstream, Fanvil): 750.000đ – 950.000đ/cái.
→ Phù hợp cho nhân viên kinh doanh, kế toán. - 🖥️ Điện thoại IP cao cấp (Màn hình màu, Bluetooth): 2.500.000đ – 4.500.000đ/cái.
→ Dành cho cấp quản lý hoặc bộ phận lễ tân cần quan sát trạng thái máy bận của toàn công ty. - 🎧 Tai nghe (Headset) chuyên dụng: 800.000đ – 1.500.000đ/cái.
→ Giúp nhân viên Telesale làm việc rảnh tay và lọc tiếng ồn văn phòng hiệu quả. - 🔌 Gateway chuyển đổi: Khoảng 1.000.000đ cho mỗi 4 cổng.
→ Nếu bạn có sẵn 20 điện thoại Analog cũ và muốn nâng cấp lên tổng đài IP.
5. 3 Khoản Chi Phí Phát Sinh (Hidden Costs) Khi Lắp Tổng Đài
“Đừng để vỡ trận ngân sách vì: Phí thi công dây mạng, phí duy trì đầu số hàng tháng và phí License bản quyền phần mềm hàng năm.”
Trong suốt 20 năm thi công, tôi thấy rất nhiều doanh nghiệp bị “vỡ trận” ngân sách vì không tính toán các khoản sau:
⚠️ Hạ tầng cáp mạng (Cabling)
Nếu văn phòng mới chưa có dây mạng đến từng bàn, bạn phải tốn thêm phí thi công. Giá trung bình là 150.000đ – 250.000đ/nút mạng (bao gồm dây cáp điện Cat5e/Cat6, ổ cắm, công đục tường đi dây điện/đi nẹp).
⚠️ Phí duy trì đầu số (Hotline)
Tổng đài chỉ là cái máy, bạn cần “số điện thoại” để gọi ra ngoài.
– Phí khởi tạo số cố định/1900: ~1.500.000đ.
– Phí duy trì hàng tháng: 20.000đ – 400.000đ (trả cho VNPT, Viettel, FPT).
⚠️ Phí License và Nâng cấp
Một số dòng tổng đài như 3CX hoặc Avaya yêu cầu trả phí bản quyền theo năm. Hãy hỏi rõ đơn vị cung cấp: “Sau 1 năm tôi có phải đóng thêm phí gì để sử dụng tiếp không?”.
6. So Sánh TCO: Nên Thuê Cloud Hay Mua Tổng Đài Cứng?
“Bảng so sánh TCO 3 năm cho văn phòng 20 người: Cloud (36.5tr) vs Cứng (30tr). Chọn Cloud để linh hoạt, Chọn Cứng để ổn định lâu dài.”
Để quý khách dễ hình dung, hãy xem bảng tính TCO (Total Cost of Ownership) trong 3 năm cho một văn phòng 20 người:
| Khoản mục | Tổng đài Ảo (Cloud) | Tổng đài Cứng (IP PBX) |
|---|---|---|
| Đầu tư thiết bị ban đầu | 18.000.000đ (Chỉ mua điện thoại) |
27.000.000đ (Tổng đài + Điện thoại) |
| Phí lắp đặt, cấu hình | 500.000đ | 3.000.000đ |
| Phí vận hành (36 tháng) | 18.000.000đ (Thuê bao) |
0đ (Tự quản lý) |
| TỔNG CHI PHÍ 3 NĂM | 36.500.000đ | 30.000.000đ |
🎓 Lời khuyên từ chuyên gia:
- Nếu bạn cần sự linh hoạt, làm việc từ xa, và muốn tối ưu dòng tiền ngắn hạn: Chọn Cloud.
- Nếu bạn muốn đầu tư một lần, sử dụng ổn định 5-10 năm và không muốn phát sinh chi phí hàng tháng: Chọn Tổng đài Cứng.
7. Câu Hỏi Thường Gặp Về Chi Phí & Lắp Đặt (FAQs)
“Giải đáp nhanh các vấn đề về: Giữ số cũ khi đổi tổng đài, an toàn khi mất mạng, thời gian lắp đặt và khả năng tự quản lý hệ thống.”
❓ Hỏi: Tôi có thể giữ số điện thoại cố định cũ khi chuyển sang tổng đài IP không?
Trả lời: Hoàn toàn được. Chúng tôi sẽ sử dụng thiết bị chuyển đổi Gateway hoặc yêu cầu nhà mạng chuyển đổi số cũ của bạn sang dạng SIP Trunking để tích hợp vào tổng đài mới.
❓ Hỏi: Tổng đài ảo có an toàn không? Nếu mất mạng Internet thì sao?
Trả lời: Tổng đài ảo có độ bảo mật rất cao trên Cloud. Tuy nhiên, nó phụ thuộc hoàn toàn vào Internet. Để khắc phục, chúng tôi thường cấu hình tính năng “Chuyển hướng cuộc gọi vào Smartphone” khi hệ thống mất kết nối hoặc xem xét lắp đặt hệ thống camera tích hợp intercom để hỗ trợ liên lạc nội bộ trong một số trường hợp đặc thù.
❓ Hỏi: Việc lắp đặt mất bao lâu? Có ảnh hưởng đến công việc không?
Trả lời: Với tổng đài ảo, chỉ mất 2-4 giờ làm việc. Với tổng đài cứng và kéo dây, tùy quy mô nhưng thường từ 1-2 ngày. KTH Electric hỗ trợ thi công ngoài giờ hành chính để không gián đoạn liên lạc của khách hàng.
❓ Hỏi: Tôi có thể tự quản lý tổng đài sau khi lắp đặt không?
Trả lời: Có. Công ty KTH Electric sẽ bàn giao tài khoản quản trị và hướng dẫn nhân sự của bạn cách đổi lời chào, thêm/bớt máy nhánh và xem báo cáo cuộc gọi một cách đơn giản nhất.
Bùi Vũ Khiêm
Triết lý của ông rất đơn giản: “Kết cấu vững chãi là bệ phóng cho dòng năng lượng bền bỉ.”
